Møter er ment å skape fremdrift, men altfor ofte stjeler de den. Her er noen grep for å få mindre møter, og mer mening.
Når møtene spiser dagen
Rundt omkring hører jeg det samme:
«Ah, jeg MÅ i enda et møte.»
«Møtet var bare sjefen som elsket sin egen stemme.»
«Jeg hadde ingen nytte av dette møtet.»
Vi ler litt, sukker litt, og går rett inn i neste møte.
En viss KMM-faktor må vi kanskje leve med. Litt kos med misnøye er tross alt en del av kontorlivet. Men det går faktisk an å gjøre noe med både frekvensen og innholdet i møtene våre.
Møtene er ikke problemet – de er symptomet
Ingen har egentlig lyst på flere møter. Likevel fylles kalenderne raskere enn kaffekoppene. Når vi graver litt dypere, ser vi at dårlig møtekultur sjelden er selve problemet. Den er et symptom. Et symptom på at noe annet er uklart: mål, roller, ansvar eller kanskje tilliten i teamet.
Når vi ikke vet hvem som bestemmer, eller hva som egentlig skal skje, så kaller vi inn til møte.
Møter blir en form for kollektiv trygghet: «La oss møtes, så føles det i hvert fall som vi gjør noe.»
Møtet som kostnad
Møter er ikke gratis. Et én-times møte med ti personer er ti timer arbeidstid. Og ti timer kan være én iterasjon, ett ferdigstilt design, en løst feil, eller ti nye ideer som aldri ble tenkt fordi vi satt i et rom og “tok en fot i bakken”.
Forslag til «Sånn gjør vi møter hos oss»
En viss mengde møter må vi ha. Samarbeid krever samhandling.
Men vi kan bestemme oss for hvordan vi gjør det. Her er noen små, men effektive punkter.
Som møteleder:
- Tenk først: Kan dette møtet være et Slack-innlegg eller en epost i stedet?
- Skal du innkalle til møte. Ha en agenda. Ikke en vag beskrivelse, men en konkret liste over hva som skal avklares.
- Ikke inviter “the usual suspects”.Vær bevisst på hvem som faktisk trenger å være med.
- Start møtet fem minutter over. Gi folk tid til å lande før møtet starter. Det er heller ingenting i veien for å slutte møtet fem minutter før.
- Beskytt teamets flytsoner. Avtalte perioder for konsentrert arbeid skal være skjermet for møter og avbrytelser.
Som møtedeltager:
- Meld fra om du kommer (eller ikke). Og send stedfortreder hvis du tenker det er nyttig.
- Kom tidsnok. Det er fortsatt en undervurdert form for respekt.
- Still forberedt. Les agendaen, tenk gjennom din rolle i møtet og hva du skal bidra med.
- Legg bort laptopen og vær til stede. Multitasking er bare et fint ord for å ikke følge med.
- Spør hvis du er usikker: «Jeg ser du har invitert meg – hvilken rolle tenker du jeg skal ha i dette møtet?»
- Ta med deg informasjonen du fikk i møtet tilbake til teamet ditt, det kan forhindre nye møter.
Disse små grepene gjør mer for møtekulturen enn et hvilket som helst “effektiviseringsinitiativ”.
Mindre møter, mer mening
Målet er ikke å ha færre møter. Målet er å ha riktige møter. De møtene som faktisk flytter oss fremover, skaper innsikt eller bygger samspill.
Vel møtt!
