Vi var et velfungerende team - så ble vi tre!

Jeg har nylig blitt mamma for første gang - og lært mer om teamdynamikk enn jeg hadde planlagt. Overgangen fra to til tre er en teamendring. Det er selvfølgelig ikke det samme som en ny bemanning i et team, men endringene i dynamikken er overraskende like!

Min samboer og jeg har vært et høyt presterende team i mange år. Etter litt forming fant vi en rytme og rutine som fungerte. Samarbeidet ble (nesten) friksjonsfritt: Vi avlastet hverandre uten å be om det. Vi forstod behov før de ble sagt. Koordineringen var i stor grad usynlig. Vi hadde gjort investeringen og var et sted hvor koordineringskostnaden var lav og friksjonen minimal. Det ble færre avklaringer, færre misforståelser og mer felles retning. Sånn flyt gjør dager til år.

Når flyten er så god, er det lett å tenke: Da tåler vi å utvide teamet. Så vi ble tre.

Fra flyt til kaos - og tilbake igjen

Det som overrasket meg var ikke at det ble annerledes, det forventet vi. Det som overrasket meg var hvor fort den uuttalte fellesforståelsen forsvant. Vi hadde ikke lenger samme flyt. Ting som tidligere var “selvsagte”, måtte sies høyt. Små misforståelser fikk store konsekvenser. Dagene som før fløt, ble hakkete og vi brukte mer tid på koordinering. Den kognitive lasten økte: flere avklaringer, flere beslutninger, mer dobbeltsjekking, mer “hva mente du nå?”. Og det nye teammedlemmet ga tydelig beskjed når hennes behov ikke var dekket, helt naturlig! Problemet var ikke henne. Problemet var at koordineringen vår ikke var designet for denne hverdagen.

Jeg fikk også kjenne på min egen refleks når ting lugger: Jeg krummer nakken og gir mer innsats. Når tempoet går ned, kompenserer jeg med mer energi, mer tankekraft, mer kontroll.

Spoiler: Det funket ikke.

Mer innsats ga ikke mer flyt, det ga utmattelse, fordi jeg prøvde å løse et teamproblem med individinnsats. Vendepunktet kom da vi sluttet å “ta igjen”: Vi stoppet opp, delte mer ansvar og designet hverdagen vår på nytt. Vi sluttet å forsøke og være det gamle teamet. Det vi hadde vært, var borte. Nå måtte vi bli noe nytt.

God onboarding er et teamansvar

Når et team går fra n personer til n+1, legger du ikke bare til en person. Du endrer måten teamet fungerer på: språk, koordinering, roller og forventninger. Det koster før det betaler seg. Og kostnaden kjennes ikke bare i kalenderen, den kjennes i hodet: mer kapasitet går til avklaringer, mindre blir igjen til faktisk fremdrift.

I praksis betaler teamet typisk på tre måter: Noen må investere tid før den nye kan bidra fullt, koordineringen blir dyrere fordi flere avklaringer må tas og teamet må sette ord på ting og prosesser som før bare “satt i veggene”. I høytpresterende team blir dette ekstra tydelig, fordi så mye av flyten ligger i den uuttalte fellesforståelsen. Derfor er produktivitetsdippen noe som tilhører hele teamet - og den kan vare uker, potensielt måneder.

Og her er en uheldig, men vanlig situasjon: Noen opplever at teamet leverer for sakte. Løsningen blir å øke bemanningen og forvente mer fart. Men det som ofte skjer, er det motsatte: tempoet faller fordi teamet re-etablerer seg. Hvis dippen ikke er forventet, eller planlagt for, oppleves det bare som at teamet fortsatt leverer for sakte og man forsterker problemet ved å legge til flere folk. Men det teamet trenger, er ikke flere folk. Det er tid til å stabilisere seg, og en tydeligere måte å jobbe sammen på.

Derfor, når refleksen er “flere hoder”, stopp opp. Kan i stedet scope prioriteres? Kan arbeid fordeles mellom team? Kan teamet skjermes? Eller trenger teamet tid til å re-etablere seg? Noen ganger er den beste måten å øke farten på å senke tempoet litt - og redesigne først.

Skal du utvide teamet: gjør det bevisst

Hvis det likevel er riktig å legge til flere må du planlegge for kostnaden. Forvent en produktivitetsdipp og juster scope og forventninger før det skjer. Beskytt kapasiteten til de som allerede leverer. Sett grenser for avbrudd og forventninger i overgangsperioden. Gi teamet rom til å lære og tilpasse seg den nye hverdagen.

Det viktigste grepet er å gjøre det som før “satt i veggene” til konkrete avtaler. Avklar kommunikasjonsmønstre, beslutningsmåter og hva ferdig betyr i det nye teamet. Bruk gjerne hjelpemidler som Team Canvas. Det er ikke ineffektivt, det er nødvendig for å finne flyten igjen.

Å utvide et team kan være riktig. Det var det for oss. Men det er aldri gratis. Du betaler uansett - enten planlagt, eller i etterkant i form av friksjon og tapt flyt.

I dag er vi tilbake i flyt og vi får mer ut av hver dag enn før vi ble tre. Mer ansvar, nye roller og flere oppgaver har gjort oss mer effektive. Men det kom ikke av seg selv. Det krevde at vi aksepterte at teamet var nytt, stormet litt og designet hverdagen på nytt for det teamet vi hadde blitt.

Og det er poenget: Onboarding handler ikke bare om den nye. Det handler om teamet som allerede var i flyt - og hvordan dere bygger flyten opp igjen. Når dere setter ord på kostnaden og designer for den, kan teamet komme ut av dippen sterkere enn før.