Intervju med NITO: Hvordan komme i gang med OKR?

Kan du fortelle oss litt om Kompetansesenteret i NITO?

NITO er en fagorganisasjon for ingeniører og teknologer og har i dag ca. 112.000 medlemmer. Kompetansesenteret arbeider med å styrke medlemmers kompetanse og karriereutvikling. Vårt strategiske hovedfokus er at medlemmene våre skal lykkes i arbeidslivet, og det krever at de har den rette kompetansen. Kompetansesenteret tilbyr derfor kompetanseutvikling for våre medlemmer gjennom kurs, fagnettverk og karrieretjenester.

Hva fikk dere til å vurdere å ta i bruk OKR som verktøy?

Vi opplevde at det var utfordrende å holde fokus på og implementere NITOs overordnede strategi i en hektisk arbeidshverdag. Vi ville ha et verktøy som kunne hjelpe oss med å sette klare, målbare mål og som tvang oss — i positiv forstand — til å holde fokus i arbeidshverdagen på målene vi vil oppnå. Valget falt på OKR-rammeverket da det gir en god struktur, samtidig som det er fleksibelt og kunne tilpasses NITO og teamene som skulle ta det i bruk.

Hvordan kom dere i gang?

Vi begynte med ett team og tok det derfra. Teamet fikk en innføring i OKR-teorien og noen praktiske eksempler på hvordan det kan brukes, og deretter gikk vi løs på å sette Objectives og Key Results (heretter mål- og nøkkelresultater). Førsteutgaven av teamets OKR var klar etter en halv dag. Det var verdifullt å få hjelp av en som kunne OKR til dette, fordi det i starten er vrient å sette gode mål og nøkkelresultater.

Etter introduksjonen inkluderte vi OKR i noen av teamets eksisterende møtepunkter, slik at vi fikk satt gode tiltak og fulgt opp nøkkelresultatene. OKR er en metodikk som er fleksibel og som har gjort at vi kan justere underveis, der det har vært nødvendig eller når vi har fått ny læring. Å akseptere at vi har vært nødt til å justere var viktig for å kunne anerkjenne utfordringene våre og jobbe proaktivt med dem, i stedet for å motarbeide dem og legge OKR på hylla.

Hva var de største utfordringene med å begynne med OKR innledningsvis?

Jeg vil si det er todelt:

1) Å bygge eierskap til mål, nøkkelresultater og tiltak
Selv med dedikerte ansatte med hovedansvar for innføring og bruk OKR, får OKR først verdi når teamet i fellesskap bruker rammeverket til å prioritere og måle fremdriften på tiltak. Det har vært viktig å gjøre de grepene vi kan for at alle skal føle eierskap til OKR, og målene som settes. Det gjorde vi eksempelvis ved å gjøre hele teamet delaktig i målworkshopen, og ved å sikre at alle i teamet hadde «formelt eierskap» til minst ett tiltak.

2) Å sette gode og relevante nøkkelresultater
Vi har opplevd nøkkelresultater som det desidert vanskeligste. Det skal være realistisk og målbart og ambisiøst, samtidig som det treffer på riktig fase av prosessen vi er i. Det kan fort bli til at en OKR har «all» progresjon mot slutten av en periode eller etter en milepæl. Hvis målet er å levere kurs basert på medlemmenes behov, må vi starte der vi er. Har vi størst behov for å samle inn mer data, bør nøkkelresultatene handle om det — ikke om å bli bedre på analyse, og motsatt. Heldigvis blir man bedre på å sette gode nøkkelresultater i takt med at man blir rikere på OKR-erfaringer, og lærer hva som fungerer i praksis.

Basert på deres erfaring — har du noen råd til de som vil komme i gang med OKR?

For oss har tre ting vært avgjørende for å lykkes med å ta i bruk OKR:

1) Deltakelse og støtte fra ledere
Det er viktig at ledere tar en aktiv rolle i å sikre at målene blir godt forankret i organisasjonen. Vår seksjonsleder var involvert og engasjert i prosessen fra begynnelsen og dette bidro til tydelig kommunikasjon og til en kultur der teamene både forstår viktigheten av målstyring og føler seg forpliktet til å dele, bidra og levere. Regelmessige sjekkpunkter og oppfølging fra lederne bidrar til å opprettholde denne forpliktelsen, samtidig som teamene opplever tillit og støtte i arbeidet.

2) Dedikerte OKR-ambassadører
Vi har hele veien hatt dedikert ansatte som har fått ansvar og tid til å holde i OKR-prosessen til teamene i Kompetansesenteret. Det lar oss sikre at det er noen som har det faktiske ansvaret for at OKR blir innført på en effektiv måte og for at vi skal kunne lære og dele erfaringer med hverandre.

3) Kompetansebygging og pragmatisk tilpasning av rammeverket
Bruk nok tid på å forklare OKR-rammeverket godt til teammedlemmer som skal bruke det og jobbe aktivt med å vise verdien av å jobbe målstyrt. Jeg vil påstå at det er like viktig å forstå organisasjonens kultur og emosjonelle dynamikk, og hvordan det påvirker implementeringen av OKR, som det er å lære seg OKR i seg selv. Med denne forståelsen kan du justere OKR-arbeidet på en mer fleksibel måte, som sikrer at man har litt fremdrift hele tiden.

Og én ting til — begynn smått! Husk at andre ting enn det som ligger i OKR også krever kapasitet. Du kan eksempelvis begynne med en liten OKR i ett team, der en teamleder får ansvaret for å holde i målstyringen. Med erfaring og suksess kan verktøyet utvides videre.

Hvilken effekt har det hatt for teamet å jobbe målstyrt med OKR?

Bruken av OKR har hatt enorm effekt og skapt gode resultater for teamene i Kompetansesenteret. Vi har på litt over et år med hjelp av OKR endret store deler av måten vi jobber med utviklingsprosesser på. Et konkret eksempel er at vi har lykkes med nøkkelresultater knyttet opp mot smartere innhenting og bruk av medlems- og markedsinnsikt. Noen av de tidligere nøkkelresultatene har siden blitt til KPI’er som vi jobber med i det daglige.

OKR har gjort det enklere å prioritere, følge opp og tilpasse oss underveis, samtidig som vi sikrer at innsatsen vår gir målbare resultater som støtter NITOs strategi og satsingsområder. For Kompetansesenteret, hvor vårt viktigste strategiske fokus er at medlemmene våre skal lykkes i arbeidslivet gjennom riktig kompetanse, har dette vært spesielt verdifullt. OKR hjelper oss med å fokusere på det viktigste for medlemmene, og sørger for at vi kontinuerlig arbeider målrettet mot dette.

Hvordan har samarbeidet med Bekk vært en støtte i prosessen med å innføre OKR?

Det har vært en uvurderlig hjelp å lære av de som kan det, og vi har lært oss OKR fra A til Å gjennom kurs, workshop og oppfølging i OKR-syklusen. Vi har både lært om rammeverket, men også hvordan vi kan tilpasse det og ta det i bruk på en måte som passer inn i hverdagen til teamene i Kompetansesenteret. Det har vært betryggende å ha en sparringspartner, da det dukket opp mange spørsmål underveis: alt fra faglige spørsmål om OKR, til mer praktiske spørsmål om regelmessige møtepunkter, o.l.

Jeg tør å påstå at vi ikke hadde lykkes med OKR i den grad vi har gjort, uten hjelpen fra Bekk.

Er du nysgjerrig på hvordan du kan komme i gang med OKR i teamet ditt?
Vi tar gjerne en uforpliktende prat!

Ta kontakt med Andreas Moser på andreas.moser@bekk.no eller på hei@bekk.no.