Hvordan Zero-Based Budgeting kan gi innovasjonsporteføljen mer fart

Zero-Based Budgeting utfordrer den klassiske prosjektbudsjetteringen på flere områder. Istedenfor å bygge på gamle budsjetter, starter ZBB med blanke ark. Det krever innsats, men gir smartere ressursbruk som bedre legger til rette for innovasjon og verdiskapning samtidig som det skapes nye og forutsigbare rammer og en sterkere «sence of urgency».

Når er ZBB smart å bruke?
ZBB passer spesielt godt i situasjoner der:

• Kostnadsoptimalisering er kritisk: Når bedrifter står overfor lønnsomhetsutfordringer, kan ZBB hjelpe med å avdekke unødvendige eller lavt prioriterte kostnader.
• Strategisk omstilling er nødvendig: Bedrifter i transformasjon, fusjoner eller under ny ledelse drar nytte av å gjennomgå ressursfordelingen med blanke ark.
• Fokus på innovasjon: Ved å starte på nytt, frigjøres midler som kan investeres i nye, verdiøkende initiativer i stedet for å være bundet opp i gamle prosjekter.

Fire steg til en smartere innovasjonsportefølje
For mange bedrifter med tradisjonell budsjettering blir innovasjonsporteføljen ofte preget av historiske tildelinger. Dette kan gi en skjevfordeling og hindre vekst. Ved å bruke ZBB på innovasjon kan bedrifter unngå “flatt fordelt” finansiering og heller prioritere det som gir tydelig effekt. ZBB gir en metodisk tilnærming for å:

1. Starte med blanke ark: Bryt ned innovasjonsporteføljen i enkeltprosjekter og fjern gamle antagelser om finansiering. Hvert prosjekt vurderes ut fra dagens og fremtidige potensiale.
2. Vurdere prosjekter på klare kriterier: Sørg for at prosjektene samsvarer med strategiske mål, har tydelig forventet avkastning og passer inn i innovasjonsmodellen (kjerne, tilstøtende eller transformasjon).
3. Begrunne hver investering: Prosjekteiere må forklare hvorfor deres prosjekt fortjener midler sammenlignet med andre alternativer.
4. Omfordele raskt og dynamisk: Flytt midler fra lav-ytende eller stagnerte prosjekter til initiativer med større langsiktig verdi, større momentum og høyere fart eller for å teste nye, innovative ideer med høy risiko og høyt potensial.

Hvordan måle verdiskapning?
Å måle suksess i corporate innovasjonsprosjekter er krevende fordi tradisjonelle økonomiske måltall som inntekt, marginer og ROI ofte er tilpasset kjernevirksomhetens drift og etablerte produkter. Innovasjonsprosjekter, derimot, har en helt annen dynamikk. De preges av usikkerhet, langsiktige tidshorisonter og behovet for kontinuerlig eksperimentering. I tillegg er gevinstene fra innovasjon ofte indirekte, som læring eller strategiske posisjoner som først materialiserer seg over tid.

Resultatet er at mange virksomheter sliter med å synliggjøre verdi, noe som kan føre til manglende forankring og nedprioritering av innovasjon til fordel for kortsiktige resultater. For å håndtere dette, kreves en mer helhetlig og balansert tilnærming til måling av suksess — som både fanger opp konkrete resultater og mer langsiktige effekter. Med det utgangspunktet bør innovasjon måles med en kombinasjon av tradisjonelle- og nye metrikker som gir et bedre bilde av hvorvidt et initiativ eller prosjekt er på rett vei:

1. Verdi skapt: Målt som avkastning (ROI), nye inntektsstrømmer eller kostnadsbesparelser fra innovasjoner.
2. Hastighet til markedet: Hvor raskt ideer utvikles, testes og lanseres.
3. Porteføljebalanse: Fordelingen mellom kjerne-, tilstøtende og transformasjonelle innovasjoner altså hvor langt vekk fra kjernevirksomheten investeringene foretas.
4. Kundeimpact: Bevisene for at kunder verdsetter innovasjonene, for eksempel målt i adopsjonsrater, kundetilfredshet og markedsrespons.
5. Innovasjonskultur (intern perspektivet): Engasjement, idégenerering og ressurser brukt til eksperimentering.

Med slike måltall kan virksomheter bedre sikre at innovasjonsinvesteringer gir konkrete resultater og positiv effekt.

Fra friksjon til fleksibilitet — slik overkommer du ZBB-utfordringene

Zero-Based Budgeting (ZBB) er en effektiv metode, men den utfordrer etablerte tankemønstre. Så hva veier tyngst — fordelene eller utfordringene? Her er noen sentrale argumenter for og i mot:

1. Endringsmotstand: Fast tildeling vs. Ansvarfølelse

• Utfordring:ZBB krever en ny måte å tenke budsjettering på. Team som er vant til å få sin andel fra fjorårets tildelinger kan oppleve det som frustrerende og urettferdig å måtte forsvare midlene på nytt.
• Løsning: På den andre siden skaper denne øvelsen en ny ansvarlighet. Hvert prosjekt må begrunnes, noe som gir bedre beslutningsgrunnlag og mer bevisste prioriteringer.

2. Tidshorisont: Korttids- vs. Langtidspersektivet

• Utfordring: Et ensidig fokus på umiddelbare resultater kan føre til at langsiktige, høyrisiko prosjekter blir nedprioritert, selv om disse har størst potensial for fremtidig verdi.
• Løsning: Samtidig sikrer ZBB at midler ikke sløes bort på lav-effekt prosjekter. Ressursene styres isteden til de mest strategiske og verdiskapende initiativene.

3. Ressursbruk: Krevende prosess vs. Fleksibel omfordeling

• Utfordring: Det kreves tid og innsats å vurdere alle prosjekter og kostnader fra grunnen av. Mange opplever dette som en tung byrde, spesielt i oppstartsfasen.
• Løsning:Til gjengjeld gir ZBB virksomheter mer fleksibilitet. Prosjekter som ikke leverer, kan raskt avsluttes, og midlene kan omdirigeres til mer lovende initiativer.

4. Innovasjonskriterier: Uklare prioriteringer vs. Smartere eksperimentering

• Utfordring:Hvis bedriften ikke har tydelige mål og kriterier for innovasjon, risikerer man at prioriteringer blir vilkårlige og lite strategiske.
• Løsning:Derimot styrker ZBB en kulturendring som oppmuntrer til smartere prioriteringer og gir rom for eksperimentering av nye ideer.

5. Kultur: Friksjon vs. Smidighet

• Utfordring: Den naturlige motstanden mot nye prosesser kan skape friksjon og forsinkelser i implementeringen av ZBB.
• Løsning: Likevel blir bedrifter som lykkes med ZBB mer fleksible og raskere til å tilpasse seg markedsendringer og nye muligheter.

Zero-Based Budgeting utfordrer tradisjonell tenkning rundt ressursfordeling, men betyr ikke at man må forkaste alle eksisterende budsjetteringsmetoder. For kjernevirksomheten kan tradisjonell budsjettering fortsatt fungere godt, men innovasjonsporteføljen krever tydelig retningslinjer, fleksible rammer og forutsigbarhet for den eller de som skal lykkes med å skape vekst og nye verdi. En ZBB-tilnærming bør derfor være på radaren til flere virksomheter når de skal legge tilrette for verdiskapning nå som nye budsjettprosesser starter på nyåret. Å sikre høyere fleksibilitet og at midler tildeles prosjekter som skaper reell verdi og har vekstpotensial er derfor nødvendig. Ved å kombinere disse to tilnærmingene kan virksomheter oppnå kostnadsdisiplin i driften samtidig som de skaper en dynamisk og fremtidsrettet innovasjonsportefølje med tydelig målbar suksess.

Er du nysgjerrig på hvordan du kan komme i gang med Zero-Based Budgeting?
Vi er alltid tilgjengelig for en uforpliktende prat! ☕️

Ta kontakt med Fredrik Heiberg på fredrik.heiberg@bekk.no.