Kunden, en stor statsetat, hadde behov for å effektivisere saksbehandlingen knyttet til behandling og innvilgning av tillatelser. En sentral faktor for å hente ut de forretningsmessige gevinstene var at etablere et nytt saksbehandlingssystem basert på fremtidsrettet teknologi. BEKK har spesifisert og utviklet en ny saksbehandlingsløsning for kunden.
Svakheter i det gamle saksbehandlingssystemet medførte mange feil i datagrunnlaget og bruken ble opplevd som tungvint og lite brukervennlig. Det var ønskelig å redusere papirarbeid til fordel for mer automatisert støtte til saksbehandlerne i det nye saksbehandlingssystemet.
En smidig systemutviklingsmetode (Agile) ble benyttet i prosjektet og kunden var hele tiden tett involvert i spesifikasjon og utviklingen av løsningen. Saksbehandlerne ble jevnlig presentert for den seneste utviklingen og deltok i viktige løpende diskusjoner for å sikre at systemet gav den ønskede støtten.
Systemet integrerer mot både interne registre i etaten, samt offentlige registre som bl.a. enhetsregisteret. Ifm migreringen til ny database skulle alle data vaskes mot sentrale registre for å sikre datakvaliteten. All forretningslogikk måtte nøye vurderes og evalueres i forhold til de manuelle arbeidsprosessene.
BEKK ble valgt som totalleverandør for implementering av løsningen, samt migrering og forbedring av datagrunnlaget.
Prosjektet startet med en innledende analyse- og designfase for å identifisere de viktigste forretningsmessige kravene, samt teste ut og verifisere hvordan disse kunne implementeres gjennom en visuell og tekniske prototype. Den nye løsningen skulle implementeres på J2EE-plattformen ihht Suns standarder og benytter Oracle Applikasjonsserver 10g (versjon 9.0.4), Oracle Database 10g (versjon 10.1.0.2.0) og Oracle InterConnect, IC.
Gjennom en iterativ prosess, hvor kunden og BEKK jobbet tett sammen, ble de forretningsmessige kravene implementert løpende - prioritert etter forretningsmessig verdi. Hver uke gjennom hele utviklingsprosessen ble ny funksjonalitet presentert for sluttbrukerne for å få viktige tilbakemeldinger så tidlig som mulig.
Siden utviklings- og testmiljø ble etablert helt i starten, kunne prosjektet gjennomføre både tekniske og funksjonelle tester løpende. Det ble etablert et system for kontinuerlig bygging av nye versjoner og automatiserte tester som var koblet mot en sentral styringsenhet som varslet dersom det ble oppdaget feil.
Gjennom tett samarbeid mellom kunden og BEKK har prosjektet levert en skreddersydd løsning som gjør saksbehandlingen bedre og sikrere. Kundene får også store besparelser gjennom redusert papirinnhenting i forkant av prosessen. Fordi saksbehandlerne selv har vært direkte involvert i prosjektet gjennom hele utviklingsprosessen er behovet for ytterligere opplæring minimalt. Brukerne har et sterkt eierskap til systemet.
Datagrunnlaget i den nye løsningen er nå migrert over fra gammelt system, samt at all data er vasket mot offentlige registre. Prosjektets migreringsarbeid har også ledet til at andre deler av etaten har forbedret sin datakvalitet.
Gjennom implementering av det nye saksbehandlingssystemet har etaten samtidig forbedret egne arbeidsprosesser og justert disse slik at den nye saksbehandlingsløsningen og nye etablerte arbeidsprosesser utfyller hverandre på en god måte. Systemet legger et godt grunnlag å hente ut de forretningsgevinster som var grunnlaget for prosjektet. I tillegg til effektivitetsgevinster og forbedringer i datagrunnlaget gir systemet en positiv bieffekt gjennom at brukerne nå blir mer fornøyde arbeidstakere fordi de benytter et system som understøtter de arbeidsoppgaver de skal utføre og som er enkelt å benytte.