En sentral suksessfaktor for en satsing på eBusiness er et sømløst samspill mellom forskjellige deler av organisasjonen. BEKK har positive erfaringer med opprettelsen av sentrale IT-enheter, som tar et overordnet ansvar for IT-strategi og eBusiness-arkitektur. Men det er ikke uten organisatoriske utfordringer at flere organisasjoner nå innfører slike enheter.

23.01.2002  Publisert i Computerworld nr. 5
Av Jon Fageraas og Frithjof Frederiksen, Bekk Consulting AS

Grunnet stagnerende etterspørsel og økt konkurranseintensitet, er det viktigere enn noen gang at bedriftens satsing på eBusiness er basert på effektiv utnyttelse av investeringer. Samtidig ser man stadig oftere at IT-investeringer relatert til eBusiness blir offer for en rekke fallgruver. Sentrale utfordringer kan være:

• Hvordan sikre kostnadseffektiv utvikling gjennom opprettholdelse av valgte standarder?
• Hvordan unngå "spaghetti-arkitektur" basert på unødvendig mange tilpasninger og kompromisser?
• Hvordan realisere synergier og gjenbruk i praksis?
• Hvordan maksimere kvaliteten på tjenester og applikasjoner som utvikles?
• Hvordan starte opp og støtte prosjekter mest mulig effektivt?
• Hvordan hindre at enkeltpersoner tar retningsgivende beslutninger om teknologi som ikke er forankret i bedriftens overordnede behov?

Utfordringene krever gjennomtenkte arbeidsrutiner langs en rekke dimensjoner. Kultur, organisasjon og formelle strukturer er stikkord.

Formålet er å støtte organisasjonen

Hovedformålet med en sentral eArkitektur-enhet må være å støtte organisasjonen på en måte som sikrer at IT-strategiske retningslinjer ivaretas. Et sentralt prinsipp er at støtteenheter skal fungere "støttende", ikke "sanksjonerende". Nøkkelen for å realisere effektive støtteenheter i organisasjonen er etter vår erfaring todelt:

• Kvalitet: Enheten må besitte dyp spisskompetanse som organisasjonen forøvrig ikke har forutsetninger for å utvikle, forvalte og tilby – og som tilfører prosjektene verdi.
• Pris: Finansieringen av støtteenheten må sikre at det finnes incentiver for å utnytte sentral kompetanse.

Enheten må ha klart definerte arbeidsoppgaver. En sentral arbeidsoppgave for enheten er aktiv deltagelse i prosjektene.

Dette kan innebære:

• Utvikling og forvaltning av eArkitektur på tvers av konsernet
• Utvikling og forvaltning av tekniske rammeverk som basisarkitektur, arbeidsbenk osv.
• Å tilby spisskompetanse på løsningskonsepter som erfaringsmessig håndterer typiske problemstillinger i arkitekturen (OpenSource løsninger, work-arounds osv.)
• Å løse utfordringer forbundet med gjenbruk av løsninger på tvers av organisasjonen
• Å sikre gjenbruk gjennom en sentralt forvaltet modulbibliotek og kodeforvaltning.

I grensesnittet mellom IT og forretning

En eArkitektur-enhet bør organiseres som en enhet direkte under IT-direktøren, og ha en erfaren leder som kjenner organisasjonen. Det er også viktig å posisjonere enheten nær forretningssiden i bedriften, ettersom ekspertene i enheten skal arbeide tett med prosjektene fra et tidlig stadium. 
Gruppen bør bestå av personer med spesialistkompetanse innenfor relevante områder som f.eks.:

• Seniorarkitekter og -utviklere med spisskompetanse ihht. bedriftens valgte standarder (J2EE, .Net og rammeverk ihht. til dette, OpenSource osv.)
• Eksperter på forretningslogikk og applikasjonstjenester (Web Application Servers etc.)
• Eksperter på publisering og innholdsadministrasjon (Content Management systemer etc.)
• Eksperter på brukeropplevelse (informasjonsarkitektur, design og grensesnittsprogrammering)

Unngå politiske barrierer

Ikke sjelden ser man at det er politiske faktorer som begrenser utvekslingen av kompetanse og ekspertise innenfor organisasjonen.

Politikk er en naturlig bestanddel i en organisasjon, og kan ikke elimineres. For å overvinne de største politiske barrierene, må enheten legges til rette på en måte som sikrer bred involvering. Involvering skaper forankring, og kun forankrede beslutninger overvinner politiske konflikter. Involvering er avgjørende både i opprettelsen av enheten, og i måten enheten jobber på.

Konklusjon

For å oppnå et sømløst samspill mellom forskjellige deler av organisasjonen ved en eBusiness satsing kan opprettelsen av en sentral enhet med ansvar for arkitektur- og utviklingsstøtte være et middel for å nå målet. Imidlertid er det noen klare forutsetninger for dette:

• Enheten fungerer "støttende", ikke "sanksjonerende"
• Enheten må ha klart definerte oppgaver
• Enheten bør posisjoneres i grensesnittet mellom IT og forretning
• For å overvinne de største politiske barrierene, må enheten legges til rette på en måte som sikrer bred involvering og forankring