Fra å være en intern enveiskanal for nyheter, har enkelte organisasjoner utviklet intranett til et strategisk verktøy for økt lønnsomhet og innovasjon. Effektivisering av arbeidsprosesser, innsparing av direkte kostnader og økt samarbeid i organisasjonen er sentrale stikkord. Utfordringen i å lykkes ligger imidlertid i å få teknologi, ansatte, bedriftskultur og forretningsprosesser til å spille sammen effektivt.

02.05.2002   
Av Anders Brun, Bekk Consulting AS

Anders har en siviløkonomgrad fra Handelshøyskolen BI, med spesialisering i Finans og Strategi. Anders har siden januar 2002 arbeidet som manager i BEKKs strategiavdeling. Her har han fokus på arbeid med strategiske og operasjonelle problemstillinger knyttet til effektiv utnyttelse av eBusiness-teknologi. Anders har tidligere bakgrunn som konsulent og prosjektleder i McKinsey & Company.

Økt fokus på lønnsomhet og innovasjon

I mange private sektorer har etterspørselen vært fallende i lengre tid, og offentlige virksomheter opplever på sin side økt fokus på prosesseffektivitet og døgnåpen forvaltning. Oppgavene som skal løses blir stadig flere og tyngre - samtidig som budsjettrammene er under kontinuerlig innstramning.

Resultatet er at produktiviteten må økes. Mange virksomheter vender derfor i større grad blikket innover mot interne prosesser. Målet er å identifisere og realisere kostnadsreduksjoner og økning av driftseffektiviteten.

Samtidig blir det enda viktigere å pleie og utvikle eksisterende kundeforhold. Mange virksomheter satser derfor på å dekke et stadig bredere spekter av kundenes behov gjennom innovative produkter og tjenester.

Reelle bunnlinjeeffekter

Siden midten av 1990-tallet har intranettet forandret karakter betydelig, fra å være en enveiskanal for nyheter til å utgjøre en integrert og viktig del av medarbeidernes arbeidshverdag. Denne sterke integrasjonen mot sentrale arbeidsprosesser gir økte muligheter for betydelige gevinster. Avhengig av funksjonaliteten som implementeres, skaper intranettet verdier innen de fire følgende områdene:

• Effektivisering av arbeidsprosesser - Effektivisering av arbeidsprosesser er ofte det største gevinstområdet. De vanligste eksemplene på effektivisering omfatter forenkling og automatisering av administrative rutiner samt innsparing av tid på søk etter dokumenter og personer i organisasjonen. Bedriften får frigjort tid til mer verdiskapende arbeid, f.eks. rettet mot kunder.
• Innsparing av direkte kostnader - Mange virksomheter bruker i dag betydelige beløp på rutiner og prosesser som helt eller delvis kan gjøres "gratis" på intranett. Her kan man kutte kostnader forbundet med internkommunikasjon (infotidsskrifter osv.), samt redusere innkjøpskostnader.
• Redusering av kostnader på systemsiden -  Oppgradering av foreldede IT-plattformer for informasjonsutveksling, publisering av innhold og annen funksjonalitet vil i mange tilfeller føre til reduserte drifts- og vedlikeholdskostnader. Videre vil moderne, modulbaserte systemer gi strategiske fleksibilitet, for eksempel i forhold til å legge til ny funksjonalitet senere eller å integrere med andre systemer internt eller hos samarbeidspartnere og kunder.
• Økt innovasjon gjennom samhandling - Mange virksomheter har utfordringer i å koordinere innovasjons-initiativer. Intranettet kan utvikles til å være et verktøy for økt samhandling rundt viktige prosesser i virksomheten.

På toppen av de "harde" gevinstene, skaper også intranettet betydelige organisatoriske gevinster gjennom:

• Økt kvalitet i utført arbeid - Fordi medarbeidere får raskere og enklere tilgang til oppdatert informasjon, vil muligheter for feil kunne reduseres, og muligheten for å gjenbruke virksomhetens kompetanse og erfaringer øke.
• Økt kompetansebygging og utveksling av kompetanse - Mange virksomheter utnytter intranettet bevisst for kompetansebygging, f.eks. gjennom informering og administrasjon av kurs og konferansevirksomhet, publisering av intern kompetanse (foredrag, kursmateriell osv.) og tilbud på e-læring.
• Økt medarbeidertilfredshet - Ved å implementere et intranett tilpasset brukernes behov og arbeidsprosesser, løses ofte dagligdagse frustrasjoner og brukerne kan gjøre en bedre jobb.

Lønnsomheten av intranett-investeringer – noen eksempler

Erfaringer viser at nyttegevinstene fra å investere i "beste praksis"-intranett langt overstiger investeringskostnadene. I en global intranett-undersøkelse utført av Agency.com i november 2001, rangerte hele 35 % av alle medarbeiderne intranettet som den faktoren med størst innflytelse på arbeidsproduktiviteten.

Ved bruk av intranettet rapporterte medarbeiderne en gjennomsnittlig innsparing på 2,8 timer per uke, tilsvarende 7 % av deres totale arbeidstid. De største brukerne estimerte hele 9 ganger høyere innsparing enn snittet.

For en gjennomsnittlig norsk virksomhet med 150 årsverk tilsvarer snittet i denne undersøkelsen en verdi på frigjort tid i størrelsesorden NOK 8–9 millioner per år.
BEKK har gjort tilsvarende funn hos flere av våre kunder. For et ledende skandinavisk kraftselskap fant vi at de to av de ovennevnte gevinstområdene utgjorde en avkastning på hele 300-400 % av systeminvesteringen. På toppen av dette ble en rekke andre viktige verdiområder identifisert (se figur):

<figur er utelatt>

Samspill mellom teknologi, ansatte, bedriftskultur og virksomhetsprosesser er kritiske suksessfaktorer

Kun et fåtall virksomheter har lykkes i å realisere intranettets potensial fullt ut. Årsakene til mangelfull gevinstrealisering er mange, men ofte prioriteres brukernes og virksomhetens reelle behov i for liten grad. Basert på vår erfaring ser vi fem sentrale suksesskriterier for et "beste praksis"-intranett:

• Funksjonalitet basert på behov - Intranettets tjenester, informasjonsarkitektur og design må baseres på brukernes reelle behov og virksomhetens egne prioriteringer. Bred involvering av brukerne gjennom planlegging, utvikling og implementering av intranettet er derfor meget viktig.
• Bred forankring - Toppledelsen må gå foran som ambassadører for å sikre at intranettet gis prioritet, og at alternativ funksjonalitet kuttes (f.eks. papirbaserte internaviser og telefonlister). Intranettet må utvikles til å bli en del av virksomhetens bedriftskultur. Videre vil en bred brukerinvolvering sikre forankring hos brukerne, og dermed bidra til å øke reell bruk av tjenesten.
• Definert organisasjon for innholdseierskap og videreutvikling - En definert organisasjon av innholdseiere må etableres. Vi foretrekker bredt sammensatt innholdseierskap for å sikre forankring. Videre anbefaler vi etablering av brukerpaneler og brukertilfredshetsundersøkelser for jevnlig evaluering og forbedring av tjenesten.
• Fleksibel teknologisk plattform - For å sikre fremtidig fleksibilitet og skalérbarhet, og redusere bindingen til én leverandør, er det ønskelig med en teknisk intranett-plattform som er åpen og fleksibel. Bruk av ferdigutviklede og komponentbaserte moduler reduserer også usikkerheten forbundet med store utviklingsprosjekter.
• Samordning av interne prosesser og begrepsapparat - Mange store virksomheter preges av ulike, og til dels motstridende, strategier, arbeidsprosesser, begrepsapparat, sikkerhetssystemer og tekniske plattformer. For å realisere potensielle gevinster fra intranettet er det viktig å samordne disse på tvers av ulike divisjoner. Dette er ofte den største endringsutfordringen i implementering av "beste praksis"-intranett.